Tehokas ajankäyttö tarkoittaa sitä, että saat tehtyä ne asiat, jotka ovat sinulle tärkeitä, siinä ajassa, joka sinulla on käytössäsi.
Joidenkin filosofien mukaan se, että aikamme tällä maapallolla on rajallista, luo elämällemme tarkoituksen ja saa meidät tekemään asioita, ennen kuin on liian myöhäistä. Mikäli meillä olisi aikaa rajattomasti ja olisimme kuolemattomia, eihän meidän tarvitsisi tehdä tänään mitään, sillä aina olisi myös huominen, loputon huominen. Nyt meidän vuotemme, kuukautemme, päivämme ja tuntimme ovat kuitenkin rajallisia. Emme kerkeä millään tekemään enempää kuin mihin aikamme riittää. Tästä syystä onkin hyvä pohtia, miten tuota rajallista aikaa meistä kukin käyttää, jotta kerkeäisi tehdä mahdollisimman paljon itselleen merkityksellisiä asioita ennen kuin aika loppuu.
Mikä yhdistää sinua, Alexander Stubbia, Bill Gatesia ja Dalai Lamaa? Teillä kaikilla on vuorokaudessa 24 tuntia, viikossa 168 tuntia ja vuodessa 8760 tuntia aikaa käytettävänä.
Meistä jokainen tietää tunteen, kun vuorokaudesta loppuu tunnit kesken. Loppuviikosta tekemättömiä asioita onkin jo vino pino, eikä tilanne helpota vielä tulevalla viikollakaan. Silti meistä kenelläkään ei ole sen enempää aikaa käytettävissä kuin muilla. Mitä aikaansaavat ihmiset sitten tekevät eri tavoin?
Löytyykö selitys tavoista, lahjakkuudesta vai onnesta? Vaikea sanoa. Kaikki varmasti vaikuttavat asiaan.
Suurin yksittäinen selitys löytyy kuitenkin hyvin todennäköisesti ajankäytöstä. Eli siitä, mihin ja miten kukin rajallisen aikansa käyttää.
Aikaa tärkeille asioille
Jotta aikaa voisi käyttää tehokkaammin, järkevämmin ja enemmän sellaisiin asioihin, joihin sitä haluaa käyttää, täytyy ensin tunnistaa itselleen merkitykselliset asiat. Niitä voi olla muun muassa työ, koulu, harrastukset, perhe ja ystävät. Tämän jälkeen on hyvä miettiä, että miten nuo asiat priorisoituvat keskenään. On nimittäin edelleenkin hyvä muistaa, että aika on rajallista, eikä sitä välttämättä voi aina antaa kaikille tasapuolisesti.
On myös hyvä muistaa, että elämässä tulee välillä ajanjaksoja, joiden aikana jotkin elämän osa-alueet vaativat enemmän huomiota, kuin toiset. Sinulla voi esimerkiksi olla elämässäsi tilanne, jossa koulu- tai työurasi vaatii panostusta ja näin ollen perhe ja ystävät voivat jäädä hetkellisesti vähemmälle huomiolle. Tällaisista tilanteista ei kuitenkaan tarvitse potea huonoa omatuntoa, kunhan prioriteettisi ovat mielestäsi kunnossa ja tilanne tasapainottuu pitkällä tähtäimellä. On tervettä itsekkyyttä osata välillä priorisoida elämän eri osa-alueiden välistä ajankäyttöä sinun kannalta parhaalla mahdollisella tavalla, mutta epätervettä itsekkyyttä laiminlyödä esimerkiksi ihmissuhteiden vaatima aika uran vuoksi vuosikymmenten ajan.
Mihin aika kuluu?
Yksinkertaisesti ajateltuna ihminen nukkuu vuorokaudesta kahdeksan tuntia, kahdeksan tuntia hän on töissä tai koulussa ja kahdeksan tuntia vapaalla. Tässä täytyy kuitenkin huomioida se, että arviolta keskivertoihminen käyttää päivässä noin kaksi tuntia syömiseen ja juomiseen. Hän käyttää paikasta toiseen liikkumiseen noin tunnin päivässä. Hän myös esimerkiksi käyttää sosiaalista mediaa vajaat kaksi tuntia päivässä, joka on vielä melko varovainen arvio.
Näin ollen vapaa-ajan kahdeksasta tunnista ihmisellä onkin enää noin kolme-neljä tuntia jäljellä. Tästä kun vähennetään harrastusten vuoksi tunti tai pari ja kahvitreffit ystävän kanssa, niin onko ihme, että mummolle soittaminen, hammaslääkäriajan varaaminen, yöpöydällä lojuvan kirjan lukeminen tai ihan vaan sohvalla hengähtäminen lykkääntyy päivästä ja viikosta toiseen?
Kohti tehokasta ajankäyttöä
Onneksi maailma on pullollaan ratkaisuja, joilla tätä pattitilannetta voi lähteä ratkomaan. Kaikki nämä tekniikat ja työkalut lähtevät liikkeelle siitä, että ajankäyttöä suunnitellaan. Se, tehdäänkö suunnitelma hyvinkin yksityiskohtaisesti vai hieman laajemmasti vaihtelee, mutta ajankäytön suunnittelu on kaiken lähtökohta.
Erään tekniikan mukaan hereilläoloaika, eli 16 tuntia, jaetaan kahteen palaan 14/2 suhteella. 14 tuntia vuorokaudesta tehdään kaikkea sellaista, joka on ihmiselle hyödyksi. Se, mikä juuri sinulle on hyödyksi, riippuu täysin sinusta, mutta tärkeintä olisi, että viettäisit niin sanotusti aivot narikassa, tai silmät some-fiidissä, maksimissaan kaksi tuntia päivässä. Näin sinulle jää 14 tuntia vuorokaudesta sellaisille asioille, jotka auttavat sinua elämässä eteenpäin ja vievät sinua lähemmäs tavoitteitasi. Tämän tekniikan alkuperäisen ohjeistuksen mukaan tällä suhteella tulisi elää yhdeksän päivää, jonka jälkeen yhden päivän ajan tehdäänkin vain kaksi tuntia hyödyllisiä asioita ja ollaan 14 tuntia aivot narikassa. Tätäkään tekniikkaa ei tietysti tarvitse noudattaa täysin fundamentaalisesti, mutta perusajatusta muokkaamalla siitä saa tehtyä itselleen varsin toimivan ohjenuoran ajankäytön suunnitteluun.
Toinen tekniikka on pitää kynällä ja paperilla to-do listaa kaikista niistä pienistä asioista, jotka sinun tulisi tehdä, mutta joille et meinaa löytää millään aikaa. Joka päivä on sitten tarkoitus tehdä yksi asia tuolta listalta ja yliviivata se, kun tehtävä on suoritettu. To-do listan psykologinen ylivoimaisuus tulee siinä, että vessanpöntön peseminen tuottaa huomattavasti enemmän mielihyvää, jos sen tehtyään tuon tehtävän saa konkreettisesti vetää yli tekemättömien asioiden listalta.
Nämä kaksi ovat vain esimerkkejä siitä, miten ajankäyttöään voi alkaa suunnitella ja tehostaa. On kuitenkin hyvä pitää mielessä, että ilman suunnitelmaa on hyvin vaikea toteuttaa mitään. Tästä syystä ajankäytön suunnitteleminen, olipa keino tai työkalu siihen mikä tahansa, on ratkaisevassa roolissa tehokkaasta ajankäytöstä puhuttaessa.
Tehokkaasta ajankäytöstä puhuttaessa on kuitenkin muistettava, että sillä ei tarkoiteta sitä, että ajankäyttö suunniteltaisiin niin, että sillä maksimoitaisiin loppuunpalamisen todennäköisyys. Ei missään nimessä. Tehokas ajankäyttö tarkoittaa sitä, että saat tehtyä ne asiat, jotka ovat sinulle tärkeitä, siinä ajassa, joka sinulla on käytössäsi. Voit olla erittäin tehokas ajankäytön suhteen, mutta silti joskus maata sohvalla, syöden jäätelöä ja katsoen Netflixiä, sillä yksikään ihminen ei ole kone. Ihminen tarvitsee myös välillä lepoa, jotta se jaksaa taas huomenna olla tehokas. Tai viimeistään ylihuomenna.